無駄な会議にしない時間配分とは?

あなたは2時間の会議と聞いて参加したのに大幅に時間が伸びて、後の業務に支障が出たことはありませんか。

そんな時は「もうこんな時間だよ」「結局何か決まったっけ」など往々にしてネガティブな部分だけが印象に残ってしまい建設的な時間を過ごしたとは言えません。

ではなぜ時間が伸びたのか。

議論が白熱したのか、話が脱線したのか。

様々な理由はあると思いますが、進行役がちょっとしたコツを掴めば、時間内にしかも有効な会議を行うことが出来ます。

開始時間とアイスブレイクについて

まずは開始時間。

これは時間厳守を伝達します。

そろってから始めよう、などと遅刻者を五分程度待ってあげるのは時間のムダです。

時間を守るのは大切なビジネススキルなので、ここは厳しく伝えてよいのです。

そして凝ったことをやりがちなアイスブレイク。

緊張をほぐして意見を言いやすくする手法で、「最近嬉しかった事を一言ずつ言う」などまずは全員に声を発してもらう方法や、クイズを数問出して皆で解いたり、様々なものがありますが、大抵は進行役の自己満足です。

「どう?ほぐれた?」という中途半端なアピールは必要ありません。

私が今まで出席した大小様々な会議で最も有効だと感じたアイスブレイクは「ちょっと背伸びしてから始めましょうか。はい、グーン!」たったこれだけです。

大抵は忙しい業務を縫って会議室にギリギリセーフ、または重たい会議と分かっていて重い足取りで、など少なからず緊張があり意気揚々と席に着く人は少ないはずです。

グーン、と背伸びするので充分リラックス出来ました。

正しい会議の進め方とは?

さて本題の会議内容ですが、もし議題をプリントアウトしておくなら業務連絡は最後の数行に「その他連絡事項」としてまとめておきましょう。

全員揃った時にあれもこれも伝えたくなるのが進行役(大抵は責任者かそれに準ずる立場の方でしょう)の心情というもの。

例えば書類の提出先変更、備品の申請方法など、現場で必要な細かい変更は全員が知っている必要があり大切ではありますが、もし時間が余った時に触れる程度で充分です。

おそらく時間は足りなくなるので「その他連絡事項は読んでおいてください」で良いのです。

そして重要なメインの議題の進行ですが、ポイントが2つあります。

ひとつは資料、データのまとめ方。

進行しながら「このデータは、、あれ、どのフォルダだったかな」と探し始めるのは最悪です。

分かりやすく、サッと出せる準備が必要です。

これを行う為には進行のシュミレーションをしておきましょう。

データで見るのが有効な場合、ペーパーにプリントアウトしておく方が分かりやすいなどここは経験を要すると思いますが、より伝わりやすいツールを準備するのはスムーズな進行にとても大切です。

質問されそうな事はあらかじめ調べておくとなお良いでしょう。

もうひとつのポイントは、スタート時間だけ厳守を言い渡した後は、参加者に時間を意識させないことです。

よく「時間もないので次に」「時間が押してるのであと10分で結論を」などと焦って言いがちですよね。

参加者は途端に口をつぐみます。

(言いたい意見があったけど、時間がないならいいかな)(私は違うと思うけど、時間がないなら仕方ない)こう思われると活発な議論が生まれません。

時間内に終わらせるだけが目的では無いのです。

あくまででも「有効な会議を」「時間内に終わらせる」のが目的です。

時間を気にするあまり一方的な話し方に終始するのは避けましょう。

全員が話しやすくあたかも時間など気にしていない様に振る舞わなければなりません。

時計を見る視線にも気をつけましょう。

私は誰がが話し話し始めた瞬間に携帯をチラッと見ます。

腕時計を見るのは御法度です。

更にこの時、自由な議論が始まるとダラダラと取り止めもなく話す時間泥棒を始める人が必ずいます。

サクッと話題を切ることも実行しましょう。

なるほどでは次ですが、と多少強引でも「時間が無いのでその辺で、、」と口走るよりはよっぽど良いと思います。

話の腰を折られたとしてもそういうタイプの人は慣れているはずでいちいち気にせず進めましょう。

会議の締め方について

そして最後に会議の締め方。

「他に質問や意見のある方」など、せっかくの機会だからと思って言ってはいけません。

その日の議題に関係ない事柄は別の機会にしてもらいます。

「実は前から不満な点があって」などややもすればここが一番盛り上がってしまったりするのです。

割り切ることも大切です。

この様に進行役はひとつのショーを自身で演出し、参加者に満足を与え、そして時間通り終わらせるという技量を身につけなければいけません。

そして理想通り出来たとして自慢してはいけません。

スムーズだったことを気づかせないのがデキる人のスタートラインです。

誰にも気づかれなくてもきっと業績アップに繋がるのだと信じることです。

もちろん、「良い進行だったな」と気づいて言葉にしてくれる上司が居るのが一番理想ではありますが。